Ter uma padronização de processos eficiente é fundamental para qualquer hospital, tendo em vista que identificar e aplicar a forma mais adequada de executar as atividades da instituição vai contribuir para otimizá-las e atingir melhores resultados. Isso porque, quando não existe um padrão, a tendência é que os colaboradores atuem de formas diferentes, sem a devida organização.
Então, a padronização tem justamente essa finalidade de direcionar e estruturar o fluxo de trabalho, com o fito de aprimorar os serviços prestados, bem como alcançar vários benefícios, por exemplo, aumentar a qualidade, elevar a produtividade, minimizar os custos etc. Quer entender mais sobre o assunto? Então, continue a sua leitura!
Quais são as principais vantagens da padronização de processos?
Esse tipo de prática pode proporcionar uma série de vantagens para a rotina hospitalar. A seguir, veja quais são as principais!
1. Clareza nas operações
Ao padronizar os processos é necessário compreender quem são os responsáveis pela execução de cada um e por seus resultados. Isso gera mais clareza acerca das delegações de quem está envolvido nas atividades.
2. Utilização adequada dos recursos
É importante ter um bom controle dos recursos para assegurar o pleno funcionamento dos serviços. Sendo assim, a padronização dos processos contribui para as tomadas de decisões mais assertivas a respeito dos investimentos, já que traz a realidade do trabalho que é executado na instituição de saúde. Com isso, torna-se mais simples identificar oportunidades de melhorias das tarefas e otimizá-las.
3. Melhora da produtividade
A padronização dos processos estabelece a melhor maneira de realizar determinados serviços. Ou seja, aquela que proporciona qualidade, eficácia e velocidade, o que leva a um aumento significativa da produtividade dos funcionários e do hospital.
4. Diminuição dos custos
Essa vantagem se deve ao fato de a padronização ocasionar o aumento da produtividade e a melhora da aplicação dos recursos. Com um orçamento mais amplo e a compreensão das necessidades do hospital, os valores disponíveis passam a ser aplicados nos setores que realmente são prioritários.
5. Simplificação do treinamento dos colaboradores
A prática disponibiliza diversos materiais para documentar processos, por exemplo, diagramas, procedimentos, instruções sobre atividades e demais. Isso colabora com o momento de captar novos integrantes para o time, que poderão acessar registros precisos e válidos sempre que tiverem dúvidas.
6. Motivação da equipe
Os funcionários também adquirem benefícios com essa prática. Assim, eles sabem o que precisa ser realizado, como precisa ser feito e por qual motivo precisa ser executado. A compreensão do motivo pelo qual a padronização existe é fundamental para a motivação dos funcionários, já que isso vai fazer com que se empenhem mais para conquistar os resultados.
7. Automação dos processos
É preciso arrumar a rotina das atividades do hospital antes de contar com a automatização. Assim, antes de tudo, é imprescindível detectar o processo em execução para, só após, otimizá-lo. Isso fortalece a utilização do investimento com automação, que poderá gerar os resultados esperados.
8. Melhora da experiência dos pacientes
Processos e serviços que geram valor para os pacientes são aqueles que realmente exigem um padrão. Isso ocorre pelo fato de que os impactos gerados por eles são imediatos. Por esse motivo, os hospitais que optam por aplicar padrões em suas atividades vivenciam uma melhor satisfação e fidelização dos seus pacientes, o que é muito benéfico para todos.
Como é possível adotar a padronização de processos?
Após entender os benefícios que podem ser conquistados com a padronização de processos, veja como ela pode ser aplicada.
Estabeleça a finalidade da padronização
Caso não entenda o motivo de padronizar os processos, será preciso pensar melhor sobre essa ação. Uma dica é entender quais são as prioridades da organização e, assim, evitar dar um passo maior do que é realmente necessário.
Envolva a equipe
Junte os funcionários em um mesmo local e viabilize a troca de experiências. Afinal, o compartilhamento de ideais e informações colabora com o engajamento do time. Quanto mais pessoas envolvidas, maior a diversidade de opiniões e sugestões.
Realize o levantamento de todos os serviços realizados
Essa é uma fase indispensável quando se pensa em padronizar os processos. É importante ter atenção para não deixar para trás nenhuma tarefa importante. Um problema que pode surgir nesse momento é os gestores ouvirem muitas interpretações de um mesmo processo por parte dos colaboradores.
Nesse tipo de situação, procure compreender por que existem diversos modos de realizar um mesmo serviço e reúna a equipe para que vocês cheguem a uma conclusão sobre a melhor maneira de execução.
Facilite o uso dos documentos
Os documentos dos processos precisam ser simples e de fácil compreensão por qualquer colaborador que precise consultá-los. Uma dica para aplicar essa facilitação é contar com imagens para tornar o registro mais visível acerca das atividades e das ações a serem aplicadas.
Capacite a equipe
Procure modos inteligentes de transmitir informações para os integrantes dos processos. Junte todos em um mesmo ambiente e explique as ações de maneira didática. Caso perceba uma possível resistência nos funcionários em relação às mudanças, é possível contratar um profissional especializado em gestão da mudança para preparar a empresa e reduzir riscos e consequências negativas.
Esse gestor poderá auxiliar o time a se adaptar aos processos de padronização da melhor forma possível.
Revise e atualize os processos periodicamente
As mudanças são sempre bem-vindas, já que aprimorar e otimizar os processos é necessário para o alcance de resultados mais satisfatórios. Para melhorar a qualidade dos serviços prestados, você pode automatizá-los por meio do investimento em tecnologia.
O importante é entender que é sempre necessário buscar melhoria contínua. Isso significa que não é porque você padronizou os processos uma vez que não será mais preciso fazer isso. Então, acompanhe as atividades realizadas e, quando for a hora certa, realize uma revisão minuciosa.
Agora que você já sabe quais são os principais benefícios da padronização de processos, aproveite para colocar as dicas apresentadas neste artigo em prática e, assim, melhorar a qualidade dos serviços prestados no hospital, destacar-se entre os concorrentes e alcançar a satisfação e a fidelização dos pacientes.
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