Como é sua gestão de estoque hospitalar? Você se preocupa com essa questão? Muitos gestores realizam a compra e a reposição de materiais ainda de forma bastante rudimentar, sem se preocuparem com um controle efetivo e um planejamento que, de fato, otimize os processos.
Por esse motivo, não é raro os hospitais se verem sobressaltados com a falta de equipamentos. O contrário também acontece: a ausência de controle de estoque eficiente pode acarretar a compra excessiva de materiais e desperdícios que prejudicam as finanças da instituição de saúde.
Além disso, vale lembrar que a gestão de estoque tem a ver, de forma direta ou indireta, com a questão da biossegurança em hospitais. Afinal de contas, a falta de produtos, ou o uso destes em mau estado de conservação, coloca em risco as boas práticas hospitalares e, consequentemente, a saúde de colaboradores e pacientes.
Neste artigo, vamos listar alguns pontos essenciais para você estruturar a gestão de estoque hospitalar de forma eficiente. Confira agora mesmo!
Analise o uso e a frequência do pedido
Uma das medidas fundamentais é realizar o controle da quantidade de materiais adquiridos em períodos variados — semanal, mensal ou trimestral — para analisar o que, de fato, é utilizado nesse mesmo intervalo de tempo. Seguindo esse método, qualquer discrepância será percebida: tanto a falta como o excesso de suprimentos.
Sendo assim, realizar tal controle é essencial para evitar desperdícios ou o comprometimento das atividades hospitalares, já que você terá a possibilidade de fazer ajustes. Consequentemente, poderá adotar uma estratégia acertada para a gestão do seu estoque, tornando-o muito mais previsível.
Atente-se à armazenagem dos produtos
O estoque hospitalar precisa ser intuitivo e fácil de usar. Sendo assim, é fundamental lançar mão de técnicas de armazenagem que otimizam o tempo da equipe na busca por materiais. Produtos com data próxima de validade devem ser utilizados primeiro, logo, o acesso facilitado a eles é algo elementar.
É preciso atentar ainda às características do ambiente — temperatura, luminosidade, nível de umidade —, pois tais fatores podem interferir no estado de conservação de determinados materiais, ocasionando perdas ou até mesmo colocando em risco a segurança de pacientes e colaboradores.
Aspectos como volatização, combustibilidade, oxidação, intoxicação e explosividade também precisam ser considerados. A partir desses e outros parâmetros, é essencial criar regras de armazenagem de estoque hospitalar que prezam não só pela organização, mas também pela conservação dos materiais e proteção de todos.
Padronize as solicitações
A depender das patologias tratadas dentro do hospital, é necessário realizar a padronização das solicitações. Tal prática garante uma ampla visão a respeito das áreas de prescrição, aquisição de materiais e medicamentos e farmacologia.
A recomendação é criar uma Central de Padronização de Cadastros de Medicamentos, que deve levar em conta:
- a visão do médico (prescrição);
- a dispensação dos materiais (farmácia);
- o faturamento (financeiro).
Daí a importância de um bom planejamento de estoque, visando o controle de todas as áreas envolvidas e refletindo positivamente a forma como sua instituição lida com a gestão de medicamentos e demais materiais hospitalares.
Forme uma equipe de gestão de estoque hospitalar
Sim, você precisa de uma equipe dedicada somente à gestão de materiais dentro do seu hospital. Afinal, assim como as demais áreas, o estoque tem papel estratégico dentro da instituição de saúde, além de influir no bom andamento das atividades e na segurança de pacientes e colaboradores.
Quem cuida da gestão de estoque hospitalar deve ter habilidades tanto em gestão como conhecimentos relacionados à dinâmica de funcionamento dos estabelecimentos de saúde. Além disso, é necessário ter o domínio de atividades que envolvem a aquisição de materiais, a gestão de custos e a análise de indicadores.
Adote a logística reversa
Essa é uma estratégia que nem todos os hospitais dão a devida importância, mas pode ser muito útil e eficiente. A logística reversa consiste na devolução de insumos ou medicamentos não utilizados, ou até mesmo no compartilhamento desses materiais com instituições de saúde públicas e privadas parceiras.
Ou seja, é uma forma de integrar os sistemas de controle de estoque e fazer os materiais hospitalares circularem entre as unidades de saúde, atendendo às demandas da população em vez de estragarem nos estoques por falta de uso. Já pensou em lançar mão desse recurso?
Invista em um bom sistema de gerenciamento
Um sistema de gerenciamento de estoque, além de reunir informações detalhadas sobre os produtos e serviços hospitalares, proporciona a integração de todos os setores da instituição e traz dados importantes a respeito dos fabricantes, fornecedores e departamentos do hospital.
Em outras palavras, garante o fluxo de informações eficiente e seguro, de modo a assegurar um melhor desempenho dos colaboradores, diminuindo falhas que poderiam ocorrer se o processo de controle de estoque fosse realizado manualmente.
Tudo isso resulta em redução de custos, eficiência nas rotinas hospitalares e serviços de excelência ao paciente. Sendo assim, o ideal é investir em um software robusto, que faça a captura de informações automaticamente, de maneira a gerar relatórios relevantes, além de apresentar recursos para a gestão automatizada de fornecedores e do inventário hospitalar.
Faça o mapeamento do fluxo de gestão
Uma ferramenta robusta e eficiente, pensada especialmente para gerir o estoque hospitalar, é essencial para garantir o mapeamento do fluxo de gestão de materiais dentro das instituições de saúde. A partir daí, é possível fazer projeções por meio de indicadores gerados pelo sistema adotado.
Nesse sentido, o uso de dados é um componente estratégico para os gestores hospitalares. Afinal, permite o controle dos processos envolvidos, especialmente das demandas e do próprio armazenamento de estoque dentro dos hospitais, propiciando a realização de novas compras com base em informações consistentes.
Ao mapear o fluxo de gestão de materiais hospitalares, você tem condições de fazer compras muito mais inteligentes a partir de dados relacionados a qualquer movimentação do estoque, os quais são atualizados em tempo real com o uso de um software de gerenciamento eficiente. Todos saem ganhando: o hospital, os colaboradores e os pacientes.
Ao longo deste artigo, mostramos aspectos cruciais a serem considerados ao estruturar a gestão de estoque hospitalar. Um planejamento bem estruturado e a escolha de estratégias adequadas continuam sendo o segredo para alcançar a excelência no gerenciamento de materiais dentro das instituições de saúde. Portanto, é fundamental entender quais são as necessidades antes de dar o primeiro passo.
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