Já ouviu falar em estoque de segurança? Esse é um conceito importantíssimo para quem atua em hospitais ou outros estabelecimentos de saúde. Afinal, manter o controle de entradas e saídas nesses ambientes representa um desafio para muitos gestores, que nem sempre sabem como lidar com essa demanda.
É preciso lembrar que as reposições de insumos em um estoque hospitalar garantem a saúde de pacientes e dos próprios colaboradores, logo, vidas podem estar em jogo quando há falta de materiais. Sendo assim, a gestão adequada e inteligente desses espaços é urgente e deve estar em primeiro plano.
Neste post, vamos explicar o que é estoque de segurança, qual sua importância para os hospitais, quais os sinais de gargalo e como ele deve ser feito. Acompanhe!
O que é estoque de segurança?
É a quantidade mínima de insumos que permite o andamento normal das atividades sem o perigo de faltar materiais ou sobrar demais. Com o estoque de segurança, é possível traçar estratégias para que o ambiente de armazenamento de produtos seja gerenciado de maneira inteligente. Assim, o estabelecimento estará resguardado de imprevistos que colocam em risco os serviços de saúde — no caso de hospitais.
Qual a importância do estoque de segurança em hospitais?
O estoque de segurança prevê o planejamento adequado a fim de garantir o abastecimento em determinado período. Para tanto, é preciso controlar tanto o que entra como o que sai do por meio de ferramentas apropriadas. O ideal é que esse processo seja automatizado.
Vale ressaltar que uma gestão de estoque ineficiente pode acarretar a falta de insumos básicos, o que põe em risco a saúde de pacientes e a imagem da instituição. Portanto, tal cuidado é fundamental para o atendimento de excelência em hospitais, resultando na prestação de um serviço de qualidade.
Além disso, o estoque de segurança é importante porque:
- coíbe a compra exagerada de insumos e, consequentemente, perdas ocasionadas pelo vencimento de produtos;
- evita muitas dores de cabeça com a contratação de fornecedores de última hora, o que pode acarretar aumento de gastos;
- reduz custos;
- contribui com o direcionamento de recursos para outras áreas importantes do estabelecimento.
Quais são os sinais de gargalo no estoque hospitalar?
Se você gerencia um estabelecimento de saúde, conhece bem a importância do estoque hospitalar para o pleno funcionamento das atividades e a própria segurança dos colaboradores e dos pacientes. Por esse motivo, quando falamos em insumos básicos, é fundamental atentar para os sinais de gargalo.
Os principais são os seguintes:
- falta de materiais essenciais no estoque;
- ausência de controle de entrada e saída de produtos;
- itens com prazo de validade vencido;
- estoque em excesso;
- produtos danificados devido ao armazenamento inadequado.
Para sanar esses gaps, é preciso investir em uma boa logística de estoque. Logo, a recomendação é lançar mão de tecnologias que otimizam a gestão de insumos em hospitais, de forma a assegurar o controle total de entradas e saídas. Assim, é possível promover a segurança nos atendimentos e garantir o uso de recursos de maneira inteligente.
Como o estoque de segurança deve ser feito?
Algumas recomendações são imprescindíveis para quem pretende realizar e manter um estoque de segurança nos hospitais. Veja, abaixo, dicas para acertar em cheio nesse quesito!
Saiba o que tem no seu estoque
O primeiro passo é listar os materiais disponíveis em seu estoque e a quantidade de cada um — equipamentos de proteção, medicamentos, entre outros. A partir daí, você poderá iniciar um controle criterioso das saídas em cada período, o que dará subsídio para entender as necessidades do hospital.
Avalie a demanda por materiais
Com o controle de saída de insumos em cada período, você terá a oportunidade de avaliar a demanda por materiais. Ou seja, saberá o que sai menos e mais, e qual a quantidade. Assim, será mais fácil encomendar a quantidade adequada de produtos em determinado intervalo de tempo.
Conheça o lead time
Tão importante quanto ter o controle de entrada e saída de insumos é conhecer o lead time do estabelecimento, ou seja, o tempo para receber seu pedido a partir do momento em que ele é feito ao fornecedor. Sabendo disso, você poderá encomendar materiais com a antecedência necessária, evitando a escassez do estoque.
Considere a margem de segurança
Sabemos que alguns materiais têm mais saída do que outros, logo, é essencial que o estoque deles seja maior. Além disso, é preciso considerar os períodos atípicos — como uma pandemia —, nos quais poderá ser mais difícil encontrar insumos na hora e na quantidade ideais. Para evitar transtornos, aconselhamos que tenha uma margem de segurança.
Atente para o correto armazenamento
Para facilitar o dia a dia dos profissionais, os produtos precisam ser armazenados conforme a classe e o prazo de validade. Também é importante checar se o ambiente encontra-se em temperatura e nível de umidade ideais. No mais, é necessário primar pela organização e pela limpeza rigorosa do espaço.
Fique de olho em possíveis gargalos
Mesmo com todos os cuidados tomados, você precisa avaliar regularmente se as medidas estão funcionando bem. Caso perceba algum gargalo — risco de falta de material no mês anterior, por exemplo —, avalie se foi algo atípico ou se o estoque desse produto precisa ser maior. Corrigir as falhas é fundamental para evitar problemas que prejudicam os pacientes, os colaboradores e a própria imagem do estabelecimento.
Use a tecnologia a seu favor
Sem dúvida, a tecnologia tem papel fundamental na gestão de estoques em hospitais. Afinal, os recursos disponíveis automatizam os processos, de forma a otimizar tarefas, reduzir custos e poupar tempo. Com tantas facilidades, é possível ter um controle rigoroso de entradas e saídas e, consequentemente, garantir um atendimento de excelência.
Agora você sabe como garantir um estoque de segurança dentro do hospital. Com a ajuda de um sistema de gestão automatizado, você poderá gerenciar essa atividade com mais eficiência e precisão, ou seja, menos esforço e tempo. Assim, terá condições de monitorar os níveis de entradas e saídas atentamente e antecipar reposições quando necessário for.
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