Manter uma gestão de compras eficiente é fundamental para qualquer negócio, tendo em vista se tratar de estratégias que buscam viabilizar a aquisição de insumos necessários para o pleno funcionamento da empresa de forma acertada.
Além disso, ela proporciona uma melhor administração dos recursos disponíveis, negociação com fornecedores entre outras atividades cruciais para o alcance de melhores resultados e rendimento positivo do orçamento.
Portanto, os indicadores para gestão de compras podem ser grandes aliados nesse processo, já que por meio deles é possível realizar uma análise minuciosa dos dados e identificar o desempenho do setor, bem como traçar as melhores práticas para que as metas e objetivos sejam atingidos.
Quer saber quais são os principais? Continue a leitura!
Qual a importância da gestão de compras no hospital?
Uma boa gestão de compras é essencial para assegurar a qualidade, eficiência e sustentabilidade no uso dos recursos da instituição. Por meio de uma boa gestão você garante que insumos e equipamentos de qualidade estejam disponíveis, promovendo um atendimento eficiente e em conformidade com as normas regulatórias.
Adotar medidas de gestão também otimiza os recursos financeiros, permitindo boas negociações com fornecedores e evitando desperdícios de materiais. A continuidade operacional é mantida, pois uma boa gestão previne a falta de estoque. O cuidado com as compras também contribui para a organização dos estoques, prevenindo o descarte inadequado e colaborando para práticas mais sustentáveis.
Quais os indicadores usar na gestão de compras do hospital?
Para acompanhar de perto a gestão de compras, vale a pena adotar alguns indicadores que trazem clareza sobre os pontos de melhoria no hospital. Siga a leitura e confira quais métricas podem esclarecer a tomada de decisão.
Qualidade dos produtos
O primeiro indicador se refere à qualidade dos produtos entregues. Nesse caso, é avaliada a manutenção de um padrão de qualidade predefinido, se os itens entregues estão de acordo com as necessidades do negócio no período estipulado para um bom rendimento e se as entregas envolvem insumos rejeitados por não estarem em conformidade com os valores acordados.
Lead time
É um indicador relevante para mensurar a eficiência do setor, considerando que sua finalidade é calcular o tempo de aprovisionamento. Os dados colhidos apontam o período desde que um item ou serviço foi solicitado até o atendimento de outra demanda.
O objetivo é avaliar o sucesso do processo de aquisição, mas, seu intuito não se limita a mensurar o tempo total desde que um pedido foi realizado até a sua entrega. Na verdade, a ideia é compreender o tempo decorrido para que um produto ou serviço passe por todas as fases internas no estabelecimento até cumprir o seu papel.
Dessa forma, quando o resultado desse indicador está muito elevado, os gestores precisam implementar ações para alinhar e repensar procedimentos para que fiquem menos burocráticos, mais efetivos e ágeis.
Prazo médio de pagamento
É uma métrica essencial para a manutenção do capital de giro e fluxo de caixa do negócio, bem como para o desempenho do setor de compras. Seu cálculo é realizado a partir da diferença entre a data exata em que o pagamento foi feito e o dia correto em que a aquisição foi faturada.
Por intermédio desse indicador, a organização consegue identificar se precisa alterar sua política de pagamentos e se é necessário negociar um aumento de prazos com os fornecedores.
Custo por pedido
Quando as compras acontecem por meio de um volume maior, fica mais prático para o departamento de compras negociar preços e prazos mais atrativos. Contudo, quando o pedido é realizado para poucas quantidades, nem sempre esse poder de negociação é possível.
Por esse motivo, é importante conhecer o custo por pedido e entender se a empresa está gastando mais do que o devido. Para fazer esse cálculo, é preciso dividir o montante gasto no mês pela quantidade de pedidos feitos. Assim, se o custo por pedido estiver alto, o setor de compras pode tomar algumas medidas, por exemplo:
- aumentar a quantidade de produtos obtidos por pedido para conseguir um preço melhor;
- centralizar os pedidos em um único dia do mês;
- obter o máximo de itens de um único fornecedor para conseguir preços mais favoráveis etc.
Evolução de preço
A evolução de preço diz respeito a uma avaliação dos preços praticados por itens ou serviços em um determinado período. Ou seja, é uma comparação entre o valor atual e o preço anterior.
A finalidade é identificar aumentos e quedas ao longo do preço e no decorrer dos processos de compra e, dessa forma, encontrar formas de economizar. Por meio desse acompanhamento, o time de compras também consegue visualizar de forma mais abrangente os períodos de sazonalidade, nos quais normalmente certos produtos saem por um preço maior.
Com esses dados em mãos, fica mais fácil elaborar um planejamento financeiro e programar aquisições, com o fito de assegurar o valor mais favorável possível.
Saving
É um indicador bastante importante, considerando que o seu intuito é mensurar o ganho financeiro que a instituição teve com uma compra. Dessa forma, propõe calcular a diferença entre um orçamento e o que, de fato, foi comprado, mostrando a economia obtida pelo time de compras.
Com isso, a métrica aponta conhecimentos a respeito da eficácia e produtividade do departamento, bem como sua capacidade de propiciar lucros diretos para a empresa.
Precisão dos pedidos
O departamento de compras da empresa tem como uma de suas responsabilidades a de adquirir itens de forma a realizar a reposição do estoque. Porém, o desafio é saber o volume certo de produtos necessários para que seja possível abastecer a empresa e evitar perdas por insumos em excesso.
Por isso, é importante realizar um cálculo preciso dos pedidos para os recursos serem aplicados corretamente para as compras, evitando prejuízos ou falta de algum produto. Então, é necessário verificar se as ordens de compras foram cumpridas conforme o planejamento ou se é preciso aprimorar a gestão de estoque.
Performance dos fornecedores
Mensura a eficiência dos fornecedores. Em um negócio, é indispensável contar com parceiros comprometidos e que, assim, não descumprem o que ficou acordado na hora da aquisição, já que a falta de responsabilidade quanto a isso poderia prejudicar o atendimento à demanda dos clientes da organização. Entre os aspectos que envolvem a performance dos fornecedores estão:
- bons preços e condições para pagamentos;
- eficácia na entrada dos produtos e serviços;
- otimização dos processos de vendas;
- disponibilidade de itens;
- qualidade no atendimento pós-venda.
Então, o adequado é que o setor de compras avalie esses pontos para poderem ter os melhores fornecedores como aliados.
Nível das entregas
Tem o objetivo de avaliar a qualidade dos fornecedores escolhidos pela instituição, e com isso reunir dados a respeito de produtos com defeito, atrasos nas entregas, taxas de devolução e demais fatores que estão diretamente ligados com a qualidade e eficiência dos parceiros.
Produtividade
A produtividade é um indicador abrangente e mensura a eficiência do processo de compras, comparando os recursos utilizados e os recursos obtidos. Considera-se uma alta produtividade quando os produtos escolhidos reduzem o tempo e custo do atendimento. Por meio desse indicador é possível entender áreas de melhorias na alocação dos recursos, garantindo que o hospital funcione de maneira econômica e eficaz.
Taxa de cumprimento do contrato
A taxa de cumprimento de contrato é calculada como o percentual de contrato que foi executado dentro dos termos acordados. Esse indicador verifica quais fornecedores cumpriram os prazos, especificações e quantidades. Isso ajuda a escolher os parceiros comerciais com base na confiabilidade, evitando interrupções e demais problemas técnicos.
Taxa de defeitos
Para medir o percentual de produtos recebidos que apresentou defeitos é possível estimar essa taxa. Monitorar esse indicador assegura a qualidade dos insumos adquiridos pelo hospital. Isso reduz a necessidade de devoluções e retrabalhos, promovendo a segurança dos pacientes e a seleção de fornecedores confiáveis.
Competitividade de preço
A competitividade do preço verifica se os preços pagos pelo hospital estão alinhados com aqueles praticados no mercado atualmente. Esse indicador verifica se a instituição está realizando bons negócios ou precisa rever a escolha de fornecedores. Tal métrica pode ser utilizada para a renegociação de novos contratos com os parceiros comerciais a fim de obter melhores condições.
Satisfação do cliente
A satisfação do cliente também deve ser considerada na hora de realizar as compras. Ela pode ser aplicada tanto para os profissionais da saúde quanto para os pacientes que são atendidos com os produtos adquiridos.
Adicionalmente, ela mede de maneira indireta a eficiência da gestão de compras para atender às necessidades e às expectativas dos usuários. Uma alta satisfação melhora o ambiente de trabalho e o atendimento ao paciente.
Por que acompanhar esses indicadores?
O uso desses indicadores traz uma perspectiva mais objetiva para sua avaliação sobre as compras do hospital. Por meio deles é possível ajustar a seleção de bons fornecedores e encontrar o melhor custo-benefício para a instituição.
Esse cuidado também contribui para a satisfação dos colaboradores, considerando a compra de materiais de qualidade, no volume adequado e sem faltas no estoque. Na prática, é necessário selecionar quais são as métricas mais importantes para a gestão do seu hospital, permitindo um acompanhamento mensal desse registro.
Agora que você já sabe quais são os principais indicadores a serem usados para avaliar a gestão de compras do seu negócio, que tal aproveitar as nossas dicas e aplicá-los agora mesmo? Assim, você conseguirá alcançar maior precisão na tomada de decisões e resultados mais satisfatórios.
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