Ter uma gestão de compras hospitalares eficiente é uma das principais atividades para o pleno funcionamento do ambiente, tendo em vista se tratar de ações que buscam planejar todos os aspectos que englobam a obtenção de materiais necessários para garantir o atendimento adequado aos clientes.
Quando bem executada, pode proporcionar uma série de benefícios, como, por exemplo, aproveitar grandes oportunidades, manter o controle de entradas e saída de itens, proporcionando a compra das quantidades corretas e evitando suas faltas ou excessos, entre outros.
Mas, você sabe como realizar esse processo de forma efetiva, assegurando os melhores resultados possíveis quando o assunto é gestão de compras hospitalares? Continue a leitura e veja as dicas que preparamos para você!
1. Realize o acompanhamento de entrada e saída de estoque
Um controle preciso das entradas e saídas de materiais do estoque colabora para que você entenda quais itens apresentam um nível de rotatividade e que precisam ser adquiridos com maior frequência, otimizando assim, a gestão de compras hospitalares.
Essa prática impede a falta de insumos, o que poderia prejudicar o funcionamento das unidades de saúde ou, até mesmo, provocar atrasos nas consultas, exames e demais procedimentos. Sendo assim, é fundamental implementar meios eficazes capazes de proporcionar esse monitoramento, onde será registrada cada operação que venha ocorrer.
2. Analise as despesas hospitalares
O departamento responsável pelas compras do hospital precisa fazer uma análise periódica das finanças, já que isso servirá de base para um diagnóstico real das despesas. Nesse caso, é necessário organizar em todos os meses os gastos, extratos, receitas e demais valores e, assim, compreender melhor o fluxo de caixa, retorno, falhas, gastos que devem ser cortados etc.
Após, crie um relatório completo a respeito das transações financeiras e encontre os pontos positivos e aqueles que devem ser melhorados para assegurar uma boa gestão.
3. Negocie com os fornecedores
Quando o assunto é gestão de compras hospitalares, é fundamental realizar um bom gerenciamento de fornecedores com os quais pretende manter vínculo e tê-los como parceiros de negócio. Isso é necessário para assegurar que as etapas de negociação aconteçam de forma mais fluida, sendo possível, até mesmo, adquirir facilidades nos pagamentos, descontos e demais vantagens para o negócio.
Além disso, busque entender qual é a reputação dos possíveis aliados no mercado, como eles são vistos pelos outros clientes, qualidade dos produtos oferecidos, flexibilidade na entrega, garantia, entre outras informações que achar serem importantes para evitar eventuais problemas.
O mais indicado é trabalhar com mais de um fornecedor, dessa forma, em situações de urgências, será possível fazer a contratação de outros profissionais, evitando o risco de ficar sem o produto no estoque.
4. Administre o tempo e o estoque
Outro ponto fundamental quando o assunto é gestão de compras hospitalares é avaliar o tempo gasto em casa, a aquisição para o hospital e os materiais armazenados em estoque para o uso da equipe de trabalho. A falta de produtos e os atrasos na entrega podem provocar muitos problemas, entre eles:
- prejuízo para a reputação do negócio;
- demora no atendimento;
- perdas financeiras e demais.
5. Evite desperdícios
Para otimizar a gestão de compras hospitalares é preciso realizar uma aquisição de maior volume pode não ser a estratégia mais inteligente quando o assunto é compras hospitalares. Isso ocorre pelo fato de que os itens ocuparão muito espaço, além do risco de os materiais passarem do prazo de validade.
Dessa forma, uma alternativa é realizar um bom controle com a finalidade de evitar desperdícios, gastos desnecessários, estoque cheio de materiais que não serão usados, entre outros.
6. Confira a procedência dos materiais adquiridos
Para a gestão de compras hospitalares fazer a compra de bons itens, é essencial averiguar a procedência dos materiais e equipamentos adquiridos. Eles auxiliam em todo o funcionamento preciso da unidade de saúde e, por isso, a qualidade deve estar presente até nos itens mais básicos.
Ao tomar esse cuidado, é possível disponibilizar um atendimento de excelência, aproveitando de produtos de ponta, que proporcionarão um diferencial competitivo para o negócio.
7. Evite a necessidade de realizar compras emergenciais
Essa é uma prática que precisa ser evitada ao máximo, tendo em vista que leva à obtenção de itens por um preço acima do mercado, em pequenas quantidades e para atender um caso específico.
Esse problema ocorre devido ao planejamento errado de materiais, onde não foram consideradas as variações sazonais, a falta de produtos similares e o aumento da demanda. Assim, pode acontecer um desequilíbrio do estoque já existente, que levará à aquisição sem critérios.
8. Use indicadores de gestão de compra
Utilizar indicadores para auxiliar na gestão de compra é essencial para realizar uma análise minuciosa das informações para entender como está o desempenho da área e quais ações aplicar nas próximas negociações.
O setor de compras de um hospital tem como função obter os itens de forma a realizar a reposição do estoque. Contudo, o desafio é entender corretamente o volume de produtos necessários para abastecer a instituição e também evitar perdas por materiais em excesso.
Sendo assim, é importante realizar um cálculo preciso dos pedidos para que os recursos sejam aplicados de maneira correta para as compras, evitando falta de algum item ou prejuízos. Para isso, é preciso verificar se as ordens de compras foram executadas conforme o requisitado ou se é necessário aprimorar a gestão de compras hospitalares.
9. Mantenha o planejamento e metas atualizados
Para fazer a gestão de compras hospitalares, é importante planejar as compras e manter as metas atualizadas. Esses devem ser realizados antes da aquisição dos itens, e precisa considerar a urgência de cada material ou medicamento, garantindo um estoque adequado para o hospital.
10. Analise o lead time
O lead time é um indicador que mensura o intervalo de tempo entre a solicitação da aquisição do item e o atendimento efetivo dessa demanda. Ou seja, diz respeito ao prazo de entrega do material e medicamento.
Nesse cenário, o lead time é um indicador fundamental para fazer a programação das compras, garantindo o correto abastecimento do estoque do hospital, e o atendimento às demandas de profissionais e pacientes.
O lead time ainda é um indicador que pode ser usado para fazer a avaliação da conduta dos fornecedores parceiros. Dessa forma, caso seja identificado que o parceiro não cumpriu os prazos acordados anteriormente, ou demorou para entregar os itens, é possível pensar em outros fornecedores.
11. Verifique o prazo médio de pagamento
Quando o assunto é gestão de compras hospitalares, contar com o indicador de prazo médio de pagamento é fundamental. Esse cálculo tem como propósito verificar a data real do faturamento dos itens, ou seja, que dia saiu do caixa do hospital.
Essa análise serve para manter um fluxo de caixa efetivo, otimizando as operações financeiras do hospital, além de compreender melhor qual é a sua relação de compra com os parceiros. Assim, fica mais fácil compreender de uma melhor forma como o hospital pode negociar prazos e também fracioná-los.
Vale lembrar que existem casos em que o pagamento à vista pode ser vantajoso, ainda mais se o desconto concedido for efetivo.
12. Analise o custo por pedido
Outra boa prática para realizar a gestão de compras hospitalares é analisar o custo do pedido. Esse indicador é importante para quando as aquisições de itens ocorrem em grandes volumes, pois torna-se mais fácil para o setor de compras fazer a negociação de preços e prazos melhores.
Já nos casos de aquisições de pequenos volumes, muitas vezes o poder da barganha é perdido. Logo, faz-se necessário ter o conhecimento do indicador de custo por pedido para a gestão de compras identificar se o hospital está gastando mais que o necessário.
O cálculo do custo por pedido é feito dividindo o total gasto mensalmente pela quantidade de pedidos realizados. Caso o custo do pedido seja elevado, cabe à gestão de compras analisar a situação para reverter o quadro nas próximas aquisições.
13. Utilize plataformas de buscas de preços
Para uma gestão de compras eficiente, é necessário manter um monitoramento de preços no mercado. Com isso, é possível fazer compras mais inteligentes e que colaborem com o desenvolvimento do hospital. Como o desafio da área da saúde está ligado à oferta dos itens, uma boa saída para encontrar preços competitivos é utilizar plataformas de pesquisa de preços.
Essa ferramenta facilita o trabalho do setor de compras, pois é possível pesquisar uma grande quantidade de itens em um único ambiente online. O importante aqui é buscar novos fornecedores e estar atento às novidades, que muitas vezes podem contribuir para a redução de gastos.
14. Conte com o auxílio da tecnologia para aprimorar o controle
O uso de um sistema específico para a gestão de hospitais é uma boa estratégia para tornar o processo mais ágil e prático. Por meio de uma boa ferramenta, fica mais fácil criar o planejamento conforme as movimentações registradas no estoque e os atendimentos agendados para os próximos dias.
Além disso, esse mecanismo desenvolve vários relatórios úteis, que poderão ser utilizados para tomar decisões mais acertadas, por exemplo, identificar com precisão quando um material está com sua data de validade próxima.
Agora que você entende o que é a gestão de compras hospitalares, sua importância e como realizá-la da forma mais eficiente possível, o ideal é colocar as práticas indicadas em ação e, dessa forma, evitar riscos, estar sempre preparado para imprevistos e oferecer um serviço de qualidade e capaz de fazer com que consiga se destacar no mercado.
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