Conheça 7 boas práticas de controle de estoque hospitalar

A gestão de uma empresa depende de vários cuidados diários para que ela continue com um bom funcionamento. Em um ambiente hospitalar, a atenção deve ser dobrada, uma vez que é um local que recebe indivíduos de diferentes patologias e complexidades. Portanto, para oferecer um atendimento humanizado e de qualidade, é essencial um controle de estoque hospitalar.

O cuidado com o público externo precisa ser o mesmo com o interno. Ao passo que quando um colaborador se sente valorizado e com suas opiniões consideradas pelos seus gestores, a satisfação dele em prestar serviços aumenta e o hospital diminui a taxa de rotatividade. Tudo isso impacta positivamente as rotinas médicas e melhora a unidade de saúde.

Entretanto, além dessas estratégias de retenção, é necessário organização na intenção de impedir que ocorram ausências ou excesso de matéria-prima. Se você deseja focar nessa questão e solucionar de maneira inteligente, continue conosco e amplie seu conhecimento por meio dos tópicos abaixo. Boa leitura!

A importância do controle de estoque hospitalar

Seja qual for o ramo de um negócio, uma prática fundamental para não haver desperdícios e perdas financeiras é o gerenciamento efetivo do estoque. Pode ser uma padaria, farmácia, salão de beleza, supermercado e mesmo um hospital, garantir que não faltem produtos nem haja excessos é um planejamento que precisa fazer parte da rotina. Com isso, o controle de estoque hospitalar é um assunto importante que os gestores precisam considerar.

Imagine um hospital operando sem medicações básicas como analgésicos ou mesmo sem materiais indispensáveis como luvas e seringas. Não tenha dúvidas de que a rotina será um caos e muitos procedimentos e cuidados não poderão ser feitos. Mas imagine também o contrário, um estoque cheio de produtos, inclusive com medicamentos com prazo de validade expirado. Nessa situação, a empresa perdeu dinheiro por investir em uma quantidade de produtos desnecessária.

Portanto, não saber administrar corretamente é um ato que promove desperdícios, custos adicionais e vários processos descentralizados que desfavorecem o reconhecimento da marca no segmento que ela faz parte.

As principais boas práticas para uma ótima gestão de estoque 

Até aqui já podemos ter uma ideia geral sobre a importância de planejar o estoque hospitalar, certo? Então, para ajudar você ainda mais nesse assunto, abaixo, listamos algumas das principais práticas que vão contribuir com esse gerenciamento. Confira!

1. Observe a validade dos medicamentos e demais produtos

Talvez essa recomendação seja óbvia, mas muitos hospitais enfrentam o problema de perda de medicamentos e outros produtos perecíveis por falta de manejo adequado. É preciso controlar lotes e datas de vencimento sistematicamente, inclusive daqueles produtos com alta rotatividade.

Ao ter esse cuidado, será mais difícil haver perda de produtos e, consequentemente, evitar prejuízos financeiros. Afinal, tudo o que faz parte do estoque é dinheiro investido e, uma vez que a empresa não pode usar esses produtos, significa que recursos foram desperdiçados. Outra dica é sempre priorizar o uso de produtos que tenham a data de expiração mais próxima, o que também contribui com essa questão.

2. Não deixe faltar equipamentos de segurança em saúde

Trabalhar com compras planejadas significa garantir que os produtos necessários para o funcionamento do hospital estejam sempre à disposição. Você consegue imaginar um espaço como esse, com sérios protocolos de segurança, funcionando sem os equipamentos necessários? Uma situação assim é inadmissível, e o papel do gestor é assegurar que todos os produtos indispensáveis estejam sempre à disposição.

Garantir isso é bem simples: é preciso ser eficiente no controle de estoque hospitalar e avaliar a quantidade de produtos e equipamentos diariamente. Uma ação que ajuda muito nesse sentido é garantir que o ambiente do estoque esteja sempre organizado. Dessa forma, será mais fácil encontrar os produtos, ajudando a dinamizar a rotina.

3. Controle entrada e saída de produtos

Assim como no departamento financeiro, em que é preciso fazer o chamado “controle do fluxo de caixa”, no setor de estoque também é fundamental fiscalizar a entrada e saída de todos os produtos. Seja qual for o valor da mercadoria, tudo precisa ser registrado e contabilizado. Assim, identificar o que precisa ou não ser comprado fica ainda mais fácil.

Para garantir a eficiência nessa etapa, lembre-se sempre de trabalhar com fornecedores de confiança. Afinal, nem tudo pode ser conferido individualmente, então, é preciso ter certeza de que o seu fornecedor é confiável. Claro que o ideal é conferir cada detalhe na entrega, mas no caso de produtos menores, nem sempre isso é possível. Então, escolha o seu fornecedor com cautela com foco em uma logística reversa.

4. Atente-se aos produtos descartáveis

Como o próprio nome diz, os produtos descartáveis não podem ser reutilizados, ou seja, é preciso sempre ter novos itens à disposição no estoque. Um hospital que não tem produtos como luvas ou agulhas, certamente terá suas operações afetadas, pois muitos procedimentos requerem instrumentos que não podem ser usados mais de uma vez.

Claro que é preciso ter atenção total quanto ao estoque de todos os produtos e materiais, mas garanta atenção redobrada a esses itens considerados essenciais, seja em emergências ou situações rotineiras. Outra sugestão é identificar quais são os itens de maior e menor saída do estoque, isso ajuda a equilibrar as compras.

5. Faça inventários periodicamente 

Para ter um inventário eficiente, o primeiro passo é garantir que os profissionais que atuam no setor de estoque tenham as habilidades necessárias para a função. É preciso ter competência na organização e, claro, um perfil analítico que permita identificar as necessidades do estoque. Sempre que necessário, ofereça treinamento e também reciclagens, para os profissionais estarem sempre atualizados.

Há empresas que preferem fazer o inventário uma vez ao ano. Essa estratégia não é a mais recomendada, já que com essa prática não é possível identificar as particularidades da rotina de estoque hospitalar. Defina períodos menores para fazer esse controle para conseguir analisar o fluxo de entrada e saída de produtos.

6. Cuide da armazenagem dos produtos 

Ter o cuidado de armazenar os produtos corretamente significa correr menos riscos que comprometam a qualidade, segurança e mesmo o controle dos mesmos. O espaço de um estoque jamais deve ser improvisado. Pelo contrário, o local precisa ter tamanho e condições de armazenamento adequados, além de que precisa ser um ambiente seguro. Portanto, cuidar do armazenamento dos produtos significa:

• ter atenção quantos às condições de armazenamento de cada item;
• organizar tudo de forma que os produtos sejam facilmente encontrados;
• garantir uma ordem de estocagem de acordo com datas de validade;
• manter controle de todas as movimentações.

7. Use ferramentas de gestão 

Por último, uma dica que facilita a implementação de todas as outras é o uso de ferramentas de gestão. Todas as atividades do dia a dia são simplificadas quando se usa um sistema fácil e eficiente que automatize os processos. Infelizmente, fazer o controle de um estoque hospitalar apenas com meras planilhas não é possível.

Se você quer eficiência, investir em softwares e ferramentas de gestão é a dica mais acertada. Hoje, inúmeras empresas oferecem diferentes soluções para os mais variados tipos de negócios. Além disso, existem empresas de tecnologias que criam ferramentas exclusivas para cada empresa, personalizadas de acordo com as necessidades do negócio.

Para ter um estoque eficiente não se pode seguir apenas uma das dicas citadas, é preciso criar um conjunto de estratégias, que envolvam todas as ações acima, para o departamento trabalhar com a máxima eficiência possível.

Os desafios da gestão de estoque hospitalar

O controle de estoque hospitalar depende de outras atividades que impactam diretamente o andamento dessa atividade. Por exemplo, além de garantir a compra de suprimentos certos, é necessário verificar se eles estão no lugar certo e o local em questão apresente boas condições de armazenamento.

O descarte de produtos também deve receber uma atenção maior dos profissionais da saúde. Como o hospital gera uma quantidade significativa de resíduos, é fundamental seguir práticas sustentáveis que não agridam a natureza e que não geram desperdícios de bens naturais.

Aliado a isso, o uso da tecnologia pode melhorar a gestão dessas demandas. Entretanto, existem que locais têm orçamentos limitados e, consequentemente, não poderão investir na implantação de softwares e treinamentos que qualificam tais profissionais para o uso de novas tecnologias.

Todavia, é essencial entender que esse é um investimento a longo prazo e soluciona outros desafios pertencentes ao departamento. Tal qual a complexidade de gerenciar a variedade de itens sob as exigências de armazenamento e validade de cada material, ou a administração de medicamentos em períodos de sazonalidade, ou epidemia.

Um ERP consegue prever essas flutuações, minimizar os desperdícios e até mesmo impedir que faltem EPIs, itens essenciais que é dever da própria empresa oferecer ao seu quadro de colaboradores. Portanto, é uma solução que agrega valor e promove a melhoria contínua dos processos hospitalares.

As principais consequências da falta de gestão de estoque hospitalar

É necessário lembrar que existem custos adicionais nas compras de emergência que o hospital faz. Por ser em caráter de urgência, o insumo pode demorar a chegar e gerar mal-estar e até mesmo comprometimento no quadro do paciente. 

O cenário fica vulnerável ao aumento de riscos de erros médicos e todo esse cenário afeta diretamente os protocolos de segurança e de tratamento das doenças. Portanto, é essencial manter a organização e impedir que essas situações nocivas aconteçam, uma vez que afetam até mesmo a saúde financeira do local e aumenta o estresse e esgotamento emocional do público interno.

Neste artigo você entendeu a importância de manter um bom controle de estoque hospitalar. A tecnologia pode servir de grande auxílio para propagar mudanças que melhoram o fluxo de atividades e garantem a excelência do atendimento. Por isso, invista nessas medidas e mantenha a satisfação do público interno e externo pela prestação de serviços do hospital.

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