A gestão de qualquer empresa envolve desafios, criação de metas e planejamento estratégico para que o negócio continue funcionando e crescendo ao longo dos anos. A rotina é complexa e requer esforço contínuo para que tudo o que foi planejado possa ser cumprido.
E seguindo esse raciocínio, a administração hospitalar também tem suas peculiaridades que precisam ser compreendidas e aplicadas na gestão diária.
Alguns dos erros mais comuns que podem surgir na administração de um hospital são descontrole no fluxo de caixa, falta de integração entre os setores e processos que não seguem um padrão, por exemplo. Como resultado, a empresa pode enfrentar problemas como desequilíbrios financeiros e falta de agilidade para lidar com a rotina que envolve pacientes, funcionários e fornecedores.
Para lhe ajudar a entender melhor a questão, identificar quais são os principais problemas da gestão hospitalar e saber como resolvê-los, criamos uma lista com os erros mais comuns que devem ser evitados. Confira!
1. Falta de planejamento financeiro
Uma das principais ferramentas de gestão que devem ser usadas, independentemente do tipo e porte da empresa, é o fluxo de caixa. Na prática, isso significa que é preciso ter controle total de toda movimentação financeira que acontece no hospital, tanto entradas quanto saídas de recursos.
Mesmo que os valores sejam considerados irrisórios, eles precisam entrar na planilha que deve estar sempre atualizada com todos os valores que foram somados ao caixa da empresa ou subtraídos.
Esse controle é importante para que ao final de cada período a ser considerado, o gestor possa identificar quais são as maiores despesas e custos do negócio, as contas que podem ser diminuídas, bem como saber as principais fontes de rendimentos também.
A partir disso, as contas poderão ser mais facilmente controladas e, caso haja desequilíbrios financeiros, eles serão mais rapidamente corrigidos. Além do mais, quando a empresa tem um planejamento financeiro se torna mais fácil criar estratégias para a expansão do negócio e investimentos, por exemplo, que são ações voltadas para o crescimento sustentável.
2. Processos que não seguem padrão
Quando uma empresa não trabalha com processos bem definidos, certamente, os funcionários estão mais expostos a cometerem erros que prejudicam não apenas o hospital, mas os pacientes também.
Além disso, quando não há diretrizes sobre o que é preciso ser feito em cada situação, a rotina de trabalho se torna ineficiente e, até mesmo, a execução da tarefa mais simples fica comprometida.
Nesse sentido, é de fundamental importância que o gestor, em conjunto com os demais colaboradores, desenvolva um padrão de processos que deve ser seguido nas mais variadas situações do dia a dia.
O que pode ajudar nessa questão é a automatização de processos que, por meio de softwares e outros recursos tecnológicos, possibilita que a rotina de trabalho seja padronizada e controlada.
3. Comunicação interna ineficiente
Informações equivocadas, imprecisas ou que não chegam a quem precisa no tempo certo podem causar uma série de problemas. Ainda mais em lugares como hospitais que lidam com emergências o tempo todo.
Com isso, é função do gestor garantir as ferramentas necessárias para que todos os funcionários possam ter acesso às informações necessárias e possam se comunicar de forma rápida e fácil.
Além disso, é preciso garantir também que todas as atualizações e novos procedimentos sejam sempre disponibilizados a quem for necessário com a máxima eficiência possível.
Muitas vezes, um dos principais problemas enfrentados pelas empresas em geral é a falta de comunicação entre os setores, o que resulta em procedimentos pouco eficientes. E no caso dos hospitais quem mais sofrerá as consequências serão os pacientes.
4. Gestão de estoque inadequada
Muitas vezes, os administradores de uma empresa não têm a noção de que um estoque parado significa perda de dinheiro. É isso mesmo, pois ter um grande volume de produtos sem rotatividade significa que a empresa investiu recursos em produtos e materiais que, a princípio, não seriam necessários.
Por isso, outra regra básica de gestão que precisa sempre estar entre as prioridades é a gestão do estoque.
É claro que o contrário também significa problema, ou seja, a falta de material para que a empresa desenvolva suas atividades plenamente. É preciso encontrar um equilíbrio e manter as planilhas de estoque sempre atualizadas.
Além do mais, é importante também que estas informações sejam constantemente analisadas para que os gestores consigam identificar as prioridades e definir um fluxo de compras de acordo com as necessidades da empresa.
5. Marketing sem planejamento
Promover o hospital utilizando estratégias de marketing é essencial nos dias de hoje, ainda mais com as facilidades por conta da comunicação digital.
É importante investir parte dos recursos nas mídias tradicionais, como jornais e revistas, por exemplo. Mas hoje, graças ao acesso à internet facilitado pelos smartphones, o marketing digital é uma realidade que precisa ser explorada por todas as empresas. É necessário estar presente nas redes sociais mais usadas no Brasil como Facebook e Instagram.
Outra dica é manter um site da instituição atualizado onde seja possível encontrar informações úteis sobre os serviços oferecidos, por exemplo. E para garantir que todas essas estratégias sejam bem-feitas e tragam retorno, os responsáveis pelo marketing precisam ser especialistas no assunto.
Por mais que pessoas comuns saibam usar redes sociais, um trabalho de marketing requer mais do que experiência pessoal. É preciso saber traçar estratégias, criar conteúdos que deem resultado e também saber mensurar se os objetivos estão sendo atingidos.
6. Equipes sem treinamento
Por fim, não poderíamos deixar de citar a importância de oferecer um bom treinamento aos funcionários.
Tudo em um hospital começa pela recepção, então, os funcionários do setor precisam ser bem instruídos para saberem lidar com as mais variadas situações que possam surgir no dia a dia. Mas além dos recepcionistas, todos os colaboradores de um hospital precisam estar bem capacitados, por isso atualizações e treinamentos são sempre bem-vindos.
A capacitação dos funcionários deve envolver treinamento para atendimento, padronização de procedimentos, foco na produtividade, prestação de um serviço com excelência, entre outros tópicos.
Em geral, para enfrentar os problemas administrativos de um hospital, a dica é sempre procurar identificar os pontos fracos do negócio e, a partir disso, focar nas resoluções. Algo que ajuda também é ter uma rotina programada, que seja executada a partir de um planejamento definido pelo gestor.
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