Você realiza com eficiência o seu planejamento de estoque? Em hospitais, é imprescindível atentar para esse fator. Afinal de contas, a falta de materiais põe em risco a realização de procedimentos e até mesmo a saúde de pacientes e colaboradores. Mas como fazer o controle dos suprimentos de forma eficiente?
A tarefa requer cuidados, entre eles, o uso de ferramenta apropriada e a análise correta de dados, a partir dos quais será possível entender com precisão quais são as demandas do seu hospital. Se você ainda não sabe exatamente como planejar o seu estoque, é hora de compreender mais detalhadamente quais são os aspectos-chave a serem considerados.
Neste artigo, descubra a importância dessa tarefa e receba 4 dicas primordiais para realizar o planejamento do seu estoque com eficiência!
Importância do planejamento de estoque
Imagine uma instituição hospitalar sem controle algum sobre o que compra. O risco de faltar materiais básicos de trabalho é grande, concorda? Logo, um hospital jamais deve se dar ao luxo de correr esse perigo. É preciso planejar o estoque, a fim de garantir que os itens necessários sempre estejam às mãos dos profissionais.
Aliás, ter os materiais sempre disponíveis é essencial para a execução de um trabalho seguro. Lembramos que o ambiente hospitalar é propício ao desenvolvimento e à proliferação de microrganismos, os quais fazem mal à saúde e podem levar a complicações graves. Sendo assim, proteger-se é uma lei elementar nesses espaços.
Porém, comprar equipamentos a torto e a direito não é uma atitude inteligente. É fundamental encontrar equilíbrio, cuidando para que não falte material, mas também não haja acúmulo excessivo. Esta última situação pode comprometer as finanças do estabelecimento hospitalar, algo que nenhum gestor deseja. Por outro lado, ao adquirir a quantidade certa de produtos, você tem condições até mesmo de negociar melhor com os fornecedores.
É aí que entra o planejamento de estoque. Em resumo, planejar o estoque significa lançar mão de ferramentas que indiquem a quantidade de itens disponíveis no hospital, qual a demanda aproximada em determinado período e o que, de fato, precisa ser adquirido nesse intervalo de tempo. Então, trata-se de uma tarefa importante, analítica, que com o passar do tempo pode até se tornar rotineira e descomplicada.
Todavia, precisamos ressaltar que imprevistos acontecem. Portanto, é imprescindível estar preparado para eles. A quantidade de equipamentos utilizados em determinado mês pode ser diferente dos outros. Se a demanda, por alguma razão — uma pandemia, por exemplo —, subir demais e o seu estoque não estiver preparado para atendê-la, você pode ficar sem saída. Daí a importância do planejamento.
Dicas para um planejamento eficiente
Vimos anteriormente que o planejamento de estoque não envolve apenas a gestão do que já se tem, mas também as eventuais demandas para o futuro. Também precisamos reforçar que um estoque presume uma margem de segurança, a fim de atender aos imprevistos, além de organização e controle para promover o bom uso dos materiais e evitar desperdícios e perdas.
Dito isso, listamos abaixo algumas dicas de planejamento de estoque que consideramos fundamentais para garantir o abastecimento adequado do hospital e livrar sua instituição de surpresas desagradáveis. Confira!
1. Recorra a um bom sistema de gestão
Especialmente em grandes hospitais, o planejamento de estoque é uma atividade complexa. Afinal, ela envolve a relação com fabricantes e fornecedores, os departamentos da instituição, além do controle de entrada e saída de materiais, entre outros aspectos. Logo, é inviável planejar sem o uso de um bom sistema de gestão.
Com a tecnologia como aliada, você tem condições de gerenciar com eficiência o estoque hospitalar. Isso porque a ferramenta disponibilizará dados de forma automática, o que poupará tempo, reduzirá custos e evitará prejuízos. Convenhamos que, nos dias atuais, as atividades precisam ser simplificadas, pois do contrário seria impossível atender às demandas com excelência.
2. Utilize as informações a favor do hospital
Um sistema de gestão de estoque é essencial, mas ele, por si só, não basta. É preciso coletar as informações disponibilizadas e avaliá-las, a fim de realizar compras inteligentes. Por isso, recomendamos que utilize uma ferramenta capaz de gerenciar de forma automática os dados relativos a cada fornecedor e ao inventário, por exemplo.
Da mesma maneira, a tecnologia empregada deve gerar relatórios contundentes, a partir dos quais será possível fazer análises criteriosas para a tomada de decisões estratégicas. O fato de dispor de um recurso que permite o exato registro de todo e qualquer produto movimentado em estoque garante o controle adequado e evita aquisições abaixo ou além do ideal.
3. Analise as demandas por materiais em cada período
A análise do uso de materiais e a regularidade com que eles são comprados é fundamental para identificar se as compras estão sendo realizadas de maneira inteligente. Exemplo: ao estudar os relatórios gerados no último trimestre, você identificou que utilizou somente 60% das luvas adquiridas em cada mês?
Se for esse o caso, convenhamos que há um estoque grande desse EPI (Equipamento de Proteção Individual) na sala de suprimentos. Ou seja, o material está sendo comprado em excesso, o que representa desperdício para a instituição de saúde. Portanto, é preciso repensar a quantidade de luvas a serem encomendadas no próximo mês, a fim de evitar o acúmulo exagerado do material.
A falta de um planejamento de estoque eficiente também leva a uma situação contrária, ocasionando grandes prejuízos. Afinal de contas, se o produto estiver em falta, a maioria dos procedimentos hospitalares não poderá ser realizada, sob o risco de colaboradores e pacientes contraírem doenças. Tal quadro compromete a imagem da instituição, que estará sujeita a sanções judiciais.
4. Mantenha a sala de suprimentos devidamente organizada
A sala de suprimentos deve estar sempre impecável, a fim de facilitar o acesso aos materiais e até mesmo impedir que eles sejam extraviados. Um ponto de atenção é que os produtos mais próximos do vencimento precisam ser utilizados primeiro. Do contrário, há o risco do descarte antes mesmo do uso, o que resultará em prejuízo.
No mais, vale ressaltar que os equipamentos devem ser organizados conforme o tipo e o modelo, por exemplo. Em se tratando de EPI’s, é fundamental mantê-los em uma sala arejada, abrigada da luz, a fim de garantir sua conservação e a segurança e proteção durante o uso. Além disso, esses materiais jamais devem ser guardados junto com produtos químicos e de limpeza.
Neste artigo, você compreendeu a importância de um bom planejamento de estoque e recebeu dicas de como elaborá-lo de forma eficiente. Como deu para perceber, o controle rigoroso da gestão de suprimentos interfere nas atividades do hospital. Se quiser preservar a qualidade dos seus serviços, portanto, não descuide dessa responsabilidade.
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