Faz parte da rotina de todo gestor de saúde solicitar ao departamento de compras a aquisição de insumos que possibilitam a execução de procedimentos dentro das instituições. Ao receber essa demanda, é preciso realizar a cotação hospitalar, instrumento importante para que as escolhas sejam mais acertadas.
A fim de que o processo corra de forma adequada, é fundamental alinhar as demandas da saúde com o setor de compras, atentando para que os itens cotados sejam, de fato, os que apresentam o melhor custo-benefício. Ou seja, não é só o preço que importa: a qualidade, sem dúvida, deve estar em primeiro plano.
Neste artigo, explicamos o que é uma cotação hospitalar, para que serve e como funciona. Apresentamos também 5 cuidados importantes ao fazer uma cotação de preços nos hospitais. Prossiga com a leitura e fique a par do assunto!
O que é uma cotação hospitalar?
Entendemos como cotação hospitalar o processo da gestão de compras cujo objetivo é obter com fornecedores informações sobre produtos e serviços e seus valores. Em outras palavras, o que se busca é encontrar itens de qualidade pelo melhor preço.
Também abarca o processo de cotação o estudo a respeito das melhores condições de fornecimento. Sendo assim, o tripé qualidade, prazo e quantidade integra essencialmente essa atividade, visando sempre encontrar o fornecedor que ofereça o custo-benefício mais atrativo.
Nessa pesquisa que antecede a compra, é possível consultar ainda as possibilidades e os prazos para pagamento. Dessa forma, o profissional de compras tem condições de optar por fornecedores de materiais ou serviços que melhor atendam às demandas do hospital.
Para que serve a cotação de preços?
Em um ambiente hospitalar, a aquisição de insumos para a execução de procedimentos é constante. Por isso, eles representam uma parcela considerável do orçamento do hospital. Nesse contexto, o gestor de compras tem o papel de realizar aquisições de forma inteligente, ou seja, que representem uma vantagem ao estabelecimento.
Não à toa, a cotação de preços hospitalar é considerada uma atividade estratégica. Por meio dela, é possível garantir que a instituição de saúde seja atendida com produtos de qualidade e valores competitivos. Isso implica em mais economia e, consequentemente, aumento da margem de lucros.
Vale destacar ainda que o processo de cotação é de fundamental importância para que o hospital inicie uma parceria vantajosa e de longo prazo com fornecedores dispostos a entregar produtos e serviços com o melhor custo-benefício. Para tanto, é essencial firmar acordos com empresas de boa reputação no mercado.
Como funciona a cotação em hospitais?
A cotação hospitalar é realizada pelo departamento de compras com base nos pedidos feitos pelas demais áreas do hospital. Os profissionais que atuam com compras são os mais indicados para conduzir esse processo porque sabem avaliar o que traz mais economia e, portanto, é mais vantajoso para a instituição.
A recomendação é cotar os preços com, no mínimo, três fornecedores. Assim, o gestor poderá comparar valores e investigar se eventuais diferenças têm a ver com a qualidade dos produtos oferecidos ou variam conforme a marca / o fabricante. Logo, se necessário, o profissional solicita informações sobre os itens cotados.
O processo de cotação parece simples, porém, a depender das demandas do hospital, revela-se bastante complexo. Para otimizá-lo, portanto, é fundamental investir em sistemas de gestão de compras eficientes, seguros e ágeis, que permitam a coleta e o acompanhamento constante de dados.
Antes de fechar parceria com um fornecedor, o profissional de compras tentará negociar valores. Em geral, uma compra maior significa mais economia, pois as chances de adquirir insumos por preços competitivos aumentam. Mas é essencial atentar para o prazo de validade dos materiais e só comprar em grande quantidade de empresas com inegável reputação no mercado.
Quais são as dicas para uma excelente cotação hospitalar?
A seguir, listamos recomendações importantes para você fazer uma cotação hospitalar de forma eficiente. Confira!
1. Faça o levantamento dos itens necessários
Antes de iniciar o processo de cotação, é preciso realizar o levantamento dos itens necessários para não comprar demais ou em quantidade insuficiente. Se você vai cotar EPI’s (equipamentos de proteção individual), por exemplo, é importante se certificar de que o estoque sempre estará abastecido com materiais dentro do prazo de validade. Atente-se para isso!
2. Seja detalhista
Para receber a cotação de produtos que realmente deseja, aconselhamos que seja o mais detalhista possível. Sendo assim, informe o modelo, a marca, o tamanho, entre outras características dos itens a serem cotados. Se você precisa de luvas de proteção, por exemplo, especifique se elas devem ser cirúrgicas ou não cirúrgicas e com qual tipo de material devem ser feitas.
3. Negocie sempre
Jamais aceite o primeiro preço de cara. É sempre recomendado verificar com o fornecedor se os valores podem ser reduzidos em caso de condições especiais, como o pagamento em menos parcelas. Se o hospital tem um longo relacionamento com a empresa, há mais abertura para tentar obter vantagens comerciais que impliquem em mais economia.
4. Faça a cotação com fornecedores confiáveis
A escolha de um bom fornecedor é tão importante quanto o processo de cotação hospitalar. É claro que você não precisa cotar com as mesmas empresas sempre — aliás, é importante variar para avaliar novas possibilidades. Porém, se a instituição só vê ganhos em uma parceria, ela deve ser mantida, afinal, determinados relacionamentos melhoram com o tempo.
5. Use a tecnologia
Se você necessita otimizar o processo, invista na cotação online. Assim, é possível tornar a atividade mais eficiente, já que uma boa ferramenta possibilita fornecer dados confiáveis, classificar os itens hospitalares, garantir a rotatividade dos produtos e melhorar o armazenamento, evitando as compras emergenciais — quase sempre, nada vantajosas.
Pronto! Agora você está por dentro dos cuidados fundamentais ao fazer uma cotação hospitalar. É necessário alinhar com o departamento de compras as demandas do seu setor, conscientizando-o a respeito da importância de adquirir itens com bom custo-benefício. Afinal, produtos com esse atributo são mais seguros e confiáveis, logo, garantem tranquilidade e conforto durante a execução dos procedimentos de saúde.
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