Administrar um hospital, definitivamente, não é uma das tarefas mais fáceis. É preciso estar atento a questões sanitárias, financeiras, logísticas e também de recursos humanos, por exemplo. Sem ter o total controle de todas essas áreas, o processo de tomada de decisão se torna ineficiente e, muitas vezes, passos errados são seguidos, prejudicando a instituição como um todo.
Ações simples como o não armazenamento de dados e falta de análise de indicadores, por exemplo, são situações que acontecem rotineiramente e que são péssimas em um momento de tomada de decisão. Afinal de contas, como se pode definir algum tipo de estratégia quando não se tem dados confiáveis sobre a performance da empresa? Nesse sentido, no dia a dia, é fundamental que o gestor hospitalar se certifique de que os processos definidos sejam seguidos.
Para ajudar você nessa questão, abaixo, listamos algumas dicas sobre o que fazer no dia a dia para facilitar as decisões da empresa. Confira!
Identifique quais são as necessidades do hospital
Em uma empresa, pode ser que novas decisões precisem ser tomadas diariamente, nos mais variados setores. Então, para não trabalhar em meio a incertezas e estar sempre prevenido diante dos problemas, o ideal é saber exatamente quais são as necessidades do hospital.
Nesse sentido, o gestor precisa estar presente no dia a dia da empresa, não apenas para administrar burocracias, mas também para identificar as necessidades técnicas, estruturais e dos funcionários. Por exemplo, pode ser que o programa usado pelos funcionários da recepção não seja tão eficiente e mesmo simples para se usar no dia a dia.
Como que o gestor vai identificar isso? Participando do dia a dia dos funcionários e estando aberto para sugestões e mesmo reclamações que possam ajudar a melhorar a rotina da equipe. Conhecendo o problema de perto e mantendo diálogo com os funcionários, o administrador não terá dúvidas sobre qual será a melhor solução para resolver quaisquer tipos de contratempos.
Faça um mapeamento estratégico
Não podemos nos esquecer de que o hospital é também uma empresa, por mais que o seu foco seja preservar e cuidar da saúde das pessoas. Justamente por isso que, assim como qualquer outro negócio, as ações de um hospital devem ser pensadas estrategicamente, ou seja, todos os meses, é preciso que seja criado um planejamento para que as determinadas metas sejam atingidas.
Contudo, quais são os tipos de metas almejadas em um ambiente hospitalar? Na verdade, esses objetivos podem ser muitos e vão depender da dinâmica de cada hospital. Por exemplo, um problema muito comum nesse tipo de local é a demora pelo atendimento. O paciente informa o seu problema na recepção e, muitas vezes, precisa esperar incontáveis minutos para receber um simples atendimento.
Com isso, nos hospitais onde o problema é frequente, uma das metas estabelecidas no planejamento estratégico é a diminuição do tempo médio de espera. Esse é apenas um exemplo do que pode ser definido e que, de certa forma, ajuda a orientar o gestor na tomada de decisões.
Sistematize o armazenamento de dados
Sabia que, muitas vezes, uma importante decisão não pode ser tomada porque não há dados ou evidências que mostrem o melhor caminho a seguir? Organização é uma palavra-chave em qualquer empresa, inclusive, nos hospitais. Para facilitar esse processo de armazenamento de dados, o ideal é contar com sistemas e ferramentas de gestão criados especificamente para essa área hospitalar.
Hoje, o mercado disponibiliza vários desses sistemas, que se encaixam nas mais variadas realidades. Assegurando que os dados estão armazenados corretamente, o trabalho terá muito mais qualidade, segurança e muitos problemas relacionados à negligência poderão ser evitados.
Em um hospital existem dezenas de áreas, como a de limpeza, cozinha, logística, laboratório, atendimento, finanças e compras. Cada uma delas precisa ter à disposição sistemas que permitam o arquivamento e manipulação de dados. Por exemplo, é identificado que no estoque de material de limpeza há muitos produtos com prazo de validade vencidos. Como essa situação pode ter sido criada? Será que o departamento de compras não analisa os indicadores necessários?
Quando as informações sobre quantidade de produtos comprados e usados em cada mês são corretamente armazenadas, o gestor conseguirá identificar facilmente o que precisa ser mudado para evitar esse tipo de desperdício que significa perda de dinheiro.
Faça análise de indicadores
Para que as decisões tomadas sejam acertadas, uma prática importante que deve fazer parte da rotina do gestor é a análise de indicadores. Nada vai adiantar trabalhar com sistemas eficientes para o armazenamento de dados se essas mesmas informações não forem usadas para melhorar a performance do hospital.
As empresas de maior sucesso no mercado, independentemente do seu setor, são aquelas que sabem usar dados e estatísticas a seu favor. Os indicadores nos ajudam a entender o comportamento do consumidor, tendências de consumo e mesmo as possíveis falhas em um serviço prestado.
Lembrando de que os dados a serem analisados podem trazer tanto indicadores quantitativos como qualitativos também. Com isso, o papel do gestor é compreender essas diferenças e basear as suas ações nesse tipo de informação que, de certa maneira, corresponde à realidade.
Mantenha a empresa atualizada
Por último, não podemos nos esquecer do importante papel que a tecnologia exerce nos negócios atualmente. Acompanhando essa tendência, os hospitais também precisam contar com recursos tecnológicos que facilitem a execução do trabalho, seja nos laboratórios ou no setor administrativo.
A área da saúde está em constante mudança, não apenas no que diz respeito ao descobrimento de tratamentos e medicamentos, mas também quanto a metodologias, práticas de atendimento, entre muitas outras coisas. Infelizmente, o hospital que não consegue acompanhar essas mudanças se tornam ultrapassado em pouco tempo.
Nos departamentos administrativos e de finanças, por exemplo, há várias ferramentas voltadas especificamente para a área da saúde e o gestor deve estar atento a tudo isso. São pequenas medidas, como as que citamos até aqui, que vão ajudar na tomada de decisão. Claro que mudanças não acontecem de um dia para o outro, mas é no conjunto de pequenas ações adotadas que, aos poucos, as melhorias poderão ser percebidas.
Se você gostou de todas essas dicas, aproveite também para ler o post que já fizemos sobre o uso de luvas nos hospitais!